DỊP TẾT DƯƠNG LỊCH & CUỐI NĂM
Cuối năm – đặc biệt vào dịp Tết Dương lịch và Tết Nguyên đán, hầu hết doanh nghiệp đều triển khai các chương trình tri ân khách hàng, tặng quà Tết cho nhân viên, đối tác, phát hành voucher, phiếu mua hàng, quà khuyến mại…
Tuy nhiên, đây cũng là thời điểm kế toán rất dễ phát sinh sai sót liên quan đến hóa đơn – thuế – hạch toán, đặc biệt là với hàng hóa cho, biếu, tặng. Nhiều doanh nghiệp vẫn hiểu nhầm rằng “tặng quà không thu tiền thì không cần xuất hóa đơn”, dẫn đến bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính khi cơ quan thuế kiểm tra.
Bài viết dưới đây tổng hợp các quy định pháp lý quan trọng cần nắm rõ, đồng thời hướng dẫn cách lập hóa đơn, kê khai thuế GTGT và hạch toán kế toán đối với hàng biếu – tặng dịp cuối năm.
I. NGUYÊN TẮC BẮT BUỘC: HÀNG BIẾU – TẶNG VẪN PHẢI LẬP HÓA ĐƠN
Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP:
Khi xuất hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo… dù không thu tiền, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải lập hóa đơn.
Như vậy, không phân biệt:
- Tặng cho nhân viên,
- Tặng cho khách hàng,
- Tặng trong chương trình chăm sóc khách hàng, marketing,
- Hay quà Tết mang tính phúc lợi
→ Đều phải lập hóa đơn đầy đủ theo quy định.
II. QUY ĐỊNH KHI XUẤT HÓA ĐƠN HÀNG BIẾU – TẶNG
1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
Khi xuất hóa đơn hàng biếu – tặng, doanh nghiệp vẫn phải ghi đầy đủ:
- Tên hàng hóa, dịch vụ
- Số lượng
- Đơn giá
- Thuế suất thuế GTGT
- Tiền thuế GTGT
Trên hóa đơn có thể ghi chú thêm: “Hàng biếu tặng, không thu tiền” để thuận tiện giải trình, nhưng không được bỏ trống các chỉ tiêu bắt buộc.
2. Giá tính thuế GTGT đối với hàng biếu – tặng
Theo Khoản 1 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:
Giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh.
Điều này đồng nghĩa:
- Không được ghi giá 0 đồng
- Không được ghi giá thấp bất thường
- Phải căn cứ giá bán thực tế trên thị trường hoặc giá bán của doanh nghiệp tại cùng thời điểm
Mặc dù doanh nghiệp không thu tiền, nhưng trên hóa đơn vẫn phát sinh doanh thu tính thuế và thuế GTGT đầu ra.
3. Rủi ro xử phạt nếu lập hóa đơn sai thời điểm
Trường hợp doanh nghiệp không lập hóa đơn, lập chậm hoặc lập sai thời điểm, sẽ bị xử phạt theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, cụ thể:
- Vi phạm 01 hóa đơn: Cảnh cáo
- Từ 02 – 09 hóa đơn: Phạt từ 500.000 – 1.500.000 đồng
- Từ 10 – 49 hóa đơn: Phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng
- Từ 50 – 99 hóa đơn: Phạt từ 5.000.000 – 15.000.000 đồng
- Từ 100 hóa đơn trở lên: Phạt từ 15.000.000 – 30.000.000 đồng
Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có nguy cơ:
- Bị ấn định thuế
- Bị truy thu thuế GTGT và thuế TNDN
- Ảnh hưởng đến đánh giá rủi ro thuế
III. THUẾ GTGT ĐỐI VỚI HÀNG BIẾU – TẶNG
1. Thuế GTGT đầu vào
Theo Khoản 7 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:
- Hàng hóa, dịch vụ mua vào để phục vụ biếu tặng, marketing, chăm sóc khách hàng
- Có hóa đơn hợp pháp, thanh toán không dùng tiền mặt (nếu từ 20 triệu trở lên)
Thuế GTGT đầu vào vẫn được khấu trừ đầy đủ, nếu đáp ứng đủ điều kiện.
2. Thuế GTGT đầu ra
- Khi xuất hóa đơn biếu – tặng → phải tính thuế GTGT đầu ra như bán hàng thông thường
- Thuế GTGT đầu ra này không được miễn, dù doanh nghiệp không thu tiền
Đây là điểm khiến nhiều doanh nghiệp chủ quan và bị truy thu thuế khi thanh tra.
IV. HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN HÀNG BIẾU – TẶNG
1. Trường hợp 1: Mua hàng về biếu tặng ngay (không nhập kho)
Khi mua hàng và dùng để tặng ngay cho nhân viên/khách hàng:
- Ghi nhận chi phí:
Nợ 641/642: Chi phí quà tặng
Nợ 1331: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu đủ điều kiện)
Có 111/112/331
2. Trường hợp 2: Hàng hóa nhập kho rồi mới đem biếu tặng
Bước 1: Khi mua hàng nhập kho
Nợ 156/152
Nợ 1331
Có 111/112/331
Bước 2: Khi xuất kho để biếu – tặng
Nợ 641/642: Giá trị quà tặng
Có 156/152
Bước 3: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra
Nợ 641/642: Thuế GTGT đầu ra
Có 3331
Lưu ý quan trọng:
- Không hạch toán vào doanh thu 511
- Toàn bộ giá trị quà tặng và thuế GTGT đầu ra được tính vào chi phí
- Đây là chi phí phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh
V. KẾT LUẬN – NHỮNG ĐIỂM KẾ TOÁN CẦN GHI NHỚ
✔ Hàng biếu – tặng bắt buộc phải lập hóa đơn, dù không thu tiền
✔ Giá tính thuế là giá bán của hàng hóa cùng loại tại thời điểm tặng
✔ Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, thuế GTGT đầu ra vẫn phải kê khai, nộp
✔ Hạch toán đúng bản chất là chi phí, không ghi nhận doanh thu
✔ Lập hóa đơn sai hoặc chậm → nguy cơ bị phạt và truy thu thuế cao 👉 Dịp cuối năm là giai đoạn nhạy cảm về thuế. Doanh nghiệp và kế toán cần chủ động rà soát hồ sơ quà tặng, hóa đơn, chứng từ để tránh rủi ro không đáng có.
KSI VIET NAM CO.,LTD
Campus: 9th Dang Van Sam Street, 2nd Ward, Tan Binh District, HCMC, Vietnam.
Phone: 0938465766
MST: 0315404197
Web: ksivn.com