Trong hoạt động luân chuyển hàng hóa quốc tế, việc đàm phán và làm việc hiệu quả với các đối tác nước ngoài như đại lý, hãng tàu, người bán, người mua… đóng vai trò then chốt. Khả năng nắm bắt đúng thông tin, hiểu rõ vấn đề và đưa ra phương án xử lý kịp thời sẽ quyết định trực tiếp đến tiến độ vận chuyển, chi phí phát sinh cũng như mức độ hài lòng của các bên liên quan.
Thực tế cho thấy, vấn đề được giải quyết càng nhanh thì hàng hóa lưu thông càng thuận lợi, doanh nghiệp càng tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí không cần thiết. Đây chính là yếu tố cốt lõi giúp các đơn vị logistics duy trì lợi thế cạnh tranh trong môi trường thương mại quốc tế đầy biến động.
Từ kinh nghiệm thực tiễn qua nhiều năm hoạt động trong ngành logistics, KSIVN đã tổng hợp 3 lời khuyên quan trọng nhất, với mong muốn hỗ trợ các cá nhân và doanh nghiệp xử lý công việc hiệu quả hơn, hạn chế rủi ro và tối ưu hóa quy trình vận hành.
1.Sử dụng ngôn từ trong email, chat hay gọi điện thoại
Ngôn từ trong Email
Trước tiên, cần xây dựng một email chuyên nghiệp với bố cục rõ ràng, gồm ba phần chính:
Mở đầu: Nêu vấn đề một cách trực tiếp, đúng trọng tâm.
Nội dung chính: Trình bày vấn đề xúc tích nhưng đầy đủ, làm rõ bối cảnh, nguyên nhân và hệ quả đang diễn ra.
Kết luận: Thể hiện rõ thông điệp và mong muốn mà bạn kỳ vọng đối tác nắm bắt và hành động.
Email trong logistics thường được viết dưới dạng “tường trình”, nhằm giúp người đọc có cái nhìn toàn diện về sự việc, từ đó dễ dàng đưa ra phương án xử lý nhanh và hiệu quả. Bí quyết quan trọng là đặt mình vào vị trí người nhận email, tự hỏi liệu nội dung đã đủ rõ ràng, logic và thuyết phục hay chưa.
Trong một số trường hợp, bạn cần viết “tâm thư” để đối tác hiểu toàn bộ quá trình diễn biến của sự việc, từ thời điểm bắt đầu cho đến hiện tại. Điều này giúp kêu gọi sự đồng cảm và hỗ trợ, tạo nền tảng để cùng nhau hướng đến mục tiêu giải quyết vấn đề.
Ngôn từ trong Chat
Ngôn từ khi trao đổi qua chat cần mang phong cách riêng, có dấu ấn cá nhân và tạo cảm giác gần gũi. Chat đòi hỏi sự linh hoạt cao, vừa tập trung vào việc giải quyết vấn đề, vừa giúp trung hòa cảm xúc của bản thân và khách hàng. Khi cảm xúc được kiểm soát tốt, các cuộc trao đổi sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn, từ đó góp phần xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững và chất lượng.
Ngôn từ trong Điện thoại
Trong giao tiếp qua điện thoại, “thần thái” và thái độ đóng vai trò rất quan trọng. Nội dung trao đổi cần được trình bày rõ ràng, chậm rãi, với các câu hỏi đúng trọng tâm để hai bên dễ dàng nắm bắt mong muốn của nhau. Khi quyết tâm giải quyết vấn đề đủ lớn, cuộc gọi thường sẽ nhanh chóng đi đến kết quả tích cực.
Sau mỗi cuộc gọi, bạn nên gửi ngay một email cảm ơn, đồng thời tóm tắt lại những nội dung đã thống nhất qua điện thoại. Đây là bước quan trọng để xác nhận thông tin và hạn chế rủi ro phát sinh về sau.
2.Đưa ra những lý do hợp lý nhưng hiện thực và rõ ràng thông tin nhằm tạo ra tính khẩn cấp
Nghệ thuật tạo sự ưu tiên trong giao tiếp logistics quốc tế
Để thu hút sự chú ý và tạo mức độ ưu tiên từ đối tác, chúng ta cần đưa ra những lý do mang tính khẩn cấp, xuất phát từ thực tế nhằm thể hiện sự trung thực và cấp bách của vấn đề. Khi yếu tố khẩn cấp được trình bày hợp lý, đối tác sẽ dễ dàng tập trung và dành sự quan tâm cần thiết cho trường hợp của bạn.
Trong ngành logistics, khối lượng công việc của các bên liên quan luôn rất lớn và áp lực thời gian cao. Vì vậy, để vấn đề của bạn không bị “trôi” giữa hàng loạt công việc khác, người xử lý cần có nghệ thuật trình bày: vừa đủ khẩn cấp, vừa đủ thuyết phục, tránh phóng đại nhưng cũng không được mờ nhạt.
Bên cạnh đó, việc hiểu và tôn trọng văn hóa làm việc theo từng khu vực là yếu tố không thể bỏ qua:
Với Trung Quốc và các nước Đông Nam Á, phong cách giao tiếp khá tương đồng với Việt Nam, linh hoạt và thiên về trao đổi trực tiếp.
Nhật Bản đề cao sự cẩn trọng, chi tiết và quy trình rõ ràng, do đó tốc độ xử lý thường chậm hơn nhưng rất chắc chắn.
Châu Âu có phong cách làm việc cứng nhắc và tuân thủ quy định chặt chẽ; đôi khi cần sự khéo léo, mềm mỏng trong giao tiếp để nhận được sự hợp tác, dù thời gian xử lý có thể kéo dài hơn.
Nắm bắt được tính cấp bách của vấn đề kết hợp với sự thấu hiểu văn hóa đối tác sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả giao tiếp và gia tăng khả năng giải quyết công việc thành công trong môi trường logistics quốc tế.
3.Đàm phán thương lượng hiệu quả trên tình thần cùng thắng Win-Win
Để duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài, việc đàm phán trên tinh thần cùng thắng (win–win) là yếu tố then chốt. Khi cả hai bên cùng hướng đến lợi ích chung, chúng ta sẽ xây dựng được phương thức làm việc hiệu quả, nhất quán và ổn định theo thời gian.
Khi đối tác hiểu rõ quan điểm làm việc, sự minh bạch và thiện chí hợp tác của bạn, quá trình phối hợp sẽ trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều, ngay cả trong những tình huống phát sinh phức tạp. Đây chính là giá trị cốt lõi giúp người làm logistics không chỉ giải quyết được công việc trước mắt mà còn tạo dựng được niềm tin dài hạn.
Chuỗi bài viết Chuyên gia Logistics cùng KSIVN
#xuatkhau #nhapkhau #logistics #ksivn #chuoicungung
DỊCH VỤ GHÉP CONTAINER CHÍNH NGẠCH TRUNG QUỐC → VIỆT NAM
Bạn kinh doanh hàng Trung Quốc nhưng lo ngại chi phí vận chuyển cao? Bạn muốn nhập hàng chính ngạch an toàn, thủ tục nhanh gọn?
Giải pháp GHÉP CONTAINER tối ưu nhất cho bạn!
LỢI ÍCH KHI GHÉP CONTAINER CÙNG CHÚNG TÔI
Tiết kiệm 30-50% chi phí so với chuyển riêng
Tuyến đường cố định: Hàng về đều đặn từ Quảng Châu, Thâm Quyến, Nghĩa Ô → Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng
Đa dạng mặt hàng: Thời trang, điện tử, phụ kiện, đồ gia dụng, máy móc…
Thủ tục thông quan chính ngạch – Đầy đủ CO/CQ, hóa đơn VAT
Cam kết an toàn: Bảo hiểm hàng hóa, đóng gói chuyên nghiệp
Đội ngũ chuyên nghiệp: hỗ trợ tư vấn tận tình, xử lý thủ tục hải quan trơn tru
QUY TRÌNH ĐƠN GIẢN
- Gửi thông tin hàng hóa (số lượng, thể tích, địa chỉ lấy hàng)
- VIỆT TRUNG ghép container, xử lý thủ tục
- Vận chuyển về VN & giao tận nơi cho khách hàng
Hãy liên hệ với chúng tôi để nhận hỗ trợ, tư vấn miễn phí:
KSI VIET NAM CO.,LTD
Campus: 9th Dang Van Sam Street, 2nd Ward, Tan Binh District, HCMC, Vietnam.
Phone: 0938465766
MST: 0315404197
Web: ksivn.com