CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU GỒM NHỮNG GÌ?

1. Chứng từ xuất nhập khẩu là gì và chứng từ dùng để làm gì?

Chứng từ xuất nhập khẩu tức là tập hợp các giấy tờ dùng trong hoạt động xuất khẩu và nhập khẩu hàng hóa giữa các quốc gia.

Làm thủ tục hải quan.

Chứng minh nguồn gốc, giá trị, số lượng hàng hóa.

Thanh toán quốc tế (L/C, T/T…).

Vận chuyển, giao nhận hàng.

Hạch toán kế toán và quyết toán thuế.

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu.

2.1. Chứng từ xuất nhập khẩu – Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), viết tắt INV, là chứng từ cơ bản và quan trọng trong nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Đây là căn cứ để người mua thực hiện nghĩa vụ thanh toán cho người bán theo số tiền ghi trên hóa đơn.

Nội dung của hóa đơn thương mại phải thể hiện rõ:

Thông tin người bán, người mua
Tên hàng hóa, quy cách, số lượng
Đơn giá, tổng trị giá hàng hóa
Điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán (nếu có)

Trị giá trên hóa đơn thương mại có thể không trùng với trị giá hợp đồng, tùy từng trường hợp điều chỉnh thực tế. Do đó, hóa đơn thường được lập thành nhiều bản để sử dụng cho các mục đích khác nhau như thanh toán, khai báo hải quan, lưu hồ sơ.

2.2. Chứng từ xuất nhập khẩu – Hóa đơn cho hàng không thanh toán

Hóa đơn cho hàng không thanh toán có ký hiệu NCV (No Commercial Value). Đây là loại hóa đơn dùng cho các lô hàng không phát sinh thanh toán, như hàng biếu tặng, hàng mẫu, hàng mượn, hàng thuê.

Mặc dù không có giá trị thương mại, hàng hóa khi xuất nhập khẩu vẫn bắt buộc phải có hóa đơn để xuất trình cho cơ quan hải quan. Trên hóa đơn phải ghi chú rõ:

“No commercial value”hoặc “No commercial value. Value shown for customs purpose only”

Lưu ý: Dù là hàng không có giá trị thương mại, các loại thuế và chi phí phát sinh (nếu có) vẫn phải thực hiện theo quy định.

2.3. Chứng từ xuất nhập khẩu – Phiếu đóng gói

Phiếu đóng gói (Packing List), viết tắt P/L, là chứng từ liệt kê chi tiết cách đóng gói hàng hóa trong từng kiện, thùng, pallet.

Nội dung phiếu đóng gói thường bao gồm:

Tên hàng hóa
Số lượng, trọng lượng
Quy cách đóng gói
Số hiệu hợp đồng, ngày xếp hàng

Các loại phiếu đóng gói thường gặp:

Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing List)
Phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing List) – không thể hiện tên người bán
Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing & Weight List)

2.4. Chứng từ xuất nhập khẩu – Vận đơn đường biển

Vận đơn đường biển, ký hiệu B/L (Bill of Lading), là chứng từ do người vận tải hoặc người giao nhận phát hành cho người gửi hàng.

Vận đơn đường biển có các chức năng:

Là biên lai nhận hàng của người vận tải
Là bằng chứng của hợp đồng vận chuyển
Là chứng từ sở hữu hàng hóa

Ngoài ra, vận đơn còn cung cấp các thông tin quan trọng như: ngày xếp hàng lên tàu, cảng xếp – cảng dỡ, thông tin người nhận hàng để làm thủ tục nhận hàng tại cảng đến.

2.5. Chứng từ xuất nhập khẩu – Vận đơn đường hàng không

Vận đơn đường hàng không có ký hiệu AWB (Air Waybill), do hãng hàng không hoặc người giao nhận phát hành cho người gửi hàng.

AWB có vai trò:

Là chứng từ vận chuyển hàng không
Là căn cứ để người nhập khẩu nhận hàng và thanh toán

Khác với B/L, AWB không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa, mà chỉ là chứng từ xác nhận việc vận chuyển. AWB thể hiện các thông tin như ngày khởi hành, sân bay đi – đến và thông tin liên hệ nhận hàng.

2.6. Chứng từ xuất nhập khẩu – Giấy chứng nhận xuất xứ

Giấy chứng nhận xuất xứ, ký hiệu C/O (Certificate of Origin), là chứng từ xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa do cơ quan có thẩm quyền cấp.

C/O có ý nghĩa rất quan trọng vì:

Là căn cứ để hưởng ưu đãi thuế quan
Phục vụ công tác quản lý thương mại và thống kê

2.7. Chứng từ xuất nhập khẩu – Giấy chứng nhận chất lượng

Giấy chứng nhận chất lượng, ký hiệu C/Q (Certificate of Quality), là chứng từ xác nhận chất lượng thực tế của hàng hóa phù hợp với các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Giấy chứng nhận chất lượng có thể do:

Nhà sản xuất cấp
Cơ quan kiểm định độc lập cấp

Gồm hai loại:

Giấy chứng nhận phẩm chất thông thường
Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final Certificate)

2.8. Chứng từ xuất nhập khẩu – Giấy chứng nhận kiểm dịch

Giấy chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) áp dụng cho các mặt hàng có nguồn gốc từ động vật, thực vật.

Chứng từ này do cơ quan kiểm dịch cấp, nhằm xác nhận lô hàng đã được kiểm tra và đảm bảo an toàn cho quốc gia nhập khẩu.

2.9. Chứng từ xuất nhập khẩu – Chứng từ bảo hiểm

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Policy/Insurance Certificate) chứng minh hàng hóa đã được mua bảo hiểm trong quá trình vận chuyển.

Gồm:

Giấy chứng nhận bảo hiểm
Đơn bảo hiểm

Trên thực tế, nhiều chủ hàng không mua bảo hiểm để tiết kiệm chi phí, đặc biệt với các lô hàng giá trị thấp.

2.10. Chứng từ xuất nhập khẩu – Giấy chứng nhận hun trùng

Giấy chứng nhận hun trùng (Fumigation Certificate) áp dụng cho các mặt hàng có nguồn gốc hữu cơ, gỗ, nông sản.

Chứng từ này xác nhận hàng hóa đã được xử lý hóa chất nhằm ngăn ngừa mối mọt, côn trùng trong quá trình vận chuyển quốc tế.

2.11. Chứng từ xuất nhập khẩu – Chứng từ đối với hóa chất, mỹ phẩm

MSDS (Material Safety Data Sheet) là chứng từ bắt buộc đối với các mặt hàng hóa chất, mỹ phẩm hoặc hàng nguy hiểm.

MSDS cung cấp thông tin về:

Thành phần hóa chất
Mức độ nguy hiểm
Biện pháp an toàn khi vận chuyển và xử lý

Chứng từ này giúp cơ quan hải quan và đơn vị vận chuyển đánh giá mức độ an toàn của hàng hóa.

3. Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan

Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa

Trước khi tiến hành thủ tục hải quan xuất khẩu hoặc nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ liên quan đến lô hàng. Các chứng từ này cần được in ấn và điền đầy đủ, chính xác thông tin.

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ:

Nội dung chứng từ
Hình thức trình bày
Lỗi đánh máy, sai sót thông tin
Sự thống nhất giữa các chứng từ (tên hàng, số lượng, trị giá…)

Bước 2: Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS

Doanh nghiệp cần cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử để kết nối với hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan.

Một số đơn vị cung cấp phần mềm phổ biến tại Việt Nam:

Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPT (FPS FPT)
Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn
Công ty Cổ phần TS24

Bước 3: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Đối với những mặt hàng thuộc diện quản lý, kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp phải:

Đăng ký kiểm tra
Nộp hồ sơ theo quy định
Khai báo với cơ quan chuyên ngành có thẩm quyền

Nếu hàng hóa không thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, có thể bỏ qua bước này.

Bước 4: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi có phần mềm khai báo, doanh nghiệp tiến hành:

Nhập đầy đủ thông tin lô hàng
Khai báo các chỉ tiêu trên tờ khai hải quan
Truyền dữ liệu lên hệ thống hải quan điện tử

Doanh nghiệp cần tuân thủ đúng hướng dẫn của phần mềm và quy định hải quan để tránh sai sót, gây chậm trễ thông quan hoặc bị xử phạt.

Bước 5: Lấy lệnh giao hàng

Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) là chứng từ do hãng tàu hoặc công ty vận chuyển phát hành, cho phép người nhận hàng được lấy hàng tại cảng hoặc kho.

Lệnh giao hàng là chứng từ rất quan trọng để:

Làm thủ tục nhận hàng
Thực hiện kiểm hóa
Lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành (nếu có)

Bước 6: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Sau khi truyền tờ khai, hệ thống sẽ phân luồng:

Luồng xanh: Hệ thống tự động thông quan, doanh nghiệp chỉ cần nộp thuế và hoàn tất giám sát hải quan.
Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy, không kiểm tra hàng hóa thực tế.
Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra hàng hóa thực tế.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ phù hợp với từng luồng để thực hiện đúng quy trình.

Bước 7: Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan

Doanh nghiệp nộp hồ sơ và thực hiện các thủ tục cần thiết tại Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai.

Để tiết kiệm thời gian và hạn chế rủi ro, doanh nghiệp có thể:

Thuê dịch vụ khai báo hải quan
Sử dụng dịch vụ xuất nhập khẩu trọn gói

Các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ hoàn thiện thủ tục nhanh chóng và đúng quy định pháp luật.

4. Lưu ý khi làm thủ tục chứng từ xuất nhập khẩu

Khi thực hiện chứng từ xuất nhập khẩu, yêu cầu quan trọng nhất là độ chính xác, tính thống nhất và hình thức trình bày rõ ràng. Mọi sai sót, dù nhỏ, đều có thể dẫn đến chậm trễ thông quan, phát sinh chi phí hoặc bị xử phạt.

Ngay từ đầu, các bên liên quan cần:

Thống nhất thông tin và nội dung chứng từ
Trao đổi rõ ràng các điều khoản trong hợp đồng
Đảm bảo dữ liệu trên các chứng từ phù hợp và đồng bộ (tên hàng, số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng…)

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ:

Viết đoạn kết luận tổng thể cho toàn bộ bài
Chỉnh lại toàn bộ nội dung theo chuẩn báo cáo thực tập / tiểu luận
Rút gọn thành slide thuyết trình

KSI VIET NAM CO.,LTD

Campus: 9th Dang Van Sam Street, 2nd Ward, Tan Binh District, HCMC, Vietnam.

Phone : 0938465766

MST : 0315404197

Web: ksivn.com

E: http://ksivn2018@gmail.com

Blog